Persoonsgegevens?

Als ondernemer kom je ongetwijfeld in aanraking met persoonsgegevens. Of het nu gaat om klantinformatie, e-mailadressen of personeelsdossiers – voordat je het weet, rust op jou een wettelijke verplichting om extra zorgvuldig om te gaan met bepaalde informatie. In dit artikel leggen we uit wat persoonsgegevens precies zijn en hoe je als ondernemer blijft voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG‘).

Wat zijn persoonsgegevens precies?

Volgens de AVG zijn persoonsgegevens alle informatie die direct of indirect naar een persoon herleidbaar is. Dit kan verschillen van voor de hand liggende gegevens, zoals een naam of e-mailadres, tot minder voor de hand liggende gegevens, zoals IP-adressen of locatiegegevens. Hier zijn enkele voorbeelden van persoonsgegevens:

• Naam, adres en geboortedatum
• E-mailadres of telefoonnummer
• Bankrekeningnummers of creditcardgegevens
• IP-adressen of apparaat-ID’s
• Foto’s of video’s waarin een persoon herkenbaar is

Heb je te maken met persoonsgegevens? dan heb je óók te maken met de AVG.

De AVG en persoonsgegevens

De AVG is wetgeving die voorschrijft hoe organisaties met persoonsgegevens moeten omgaan. Het doel van deze wet is om de privacy van mensen te beschermen en ervoor te zorgen dat hun gegevens veilig blijven.

Als ondernemer mag je persoonsgegevens alleen verzamelen en gebruiken als daar een geldige reden voor is. Dit betekent dat je moet voldoen aan één van de zes wettelijke grondslagen van de AVG, zoals toestemming van de betrokkene of het uitvoeren van een overeenkomst. Zonder geldige reden is het verwerken van persoonsgegevens verboden. Als je de AVG niet naleeft, kun je zeer hoge boetes krijgen.

Wanneer mag je persoonsgegevens gebruiken?

De AVG staat toe dat persoonsgegevens worden verwerkt als je daarvoor een geldige reden hebt. Dat noemen ze een grondslag. De AVG geeft zes grondslagen die bepalen wanneer je persoonsgegevens mag gebruiken:

1. Toestemming: Je hebt expliciete toestemming gekregen van de persoon om wie het gaat.
2. Uitvoering van een overeenkomst: De gegevens zijn nodig om een overeenkomst uit te voeren. Je hebt bijvoorbeeld een adres (persoonsgegeven) nodig om een product te leveren dat iemand heeft besteld.
3. Wettelijke verplichting: Je moet de gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld het bewaren van financiële gegevens voor de belastingdienst.
4. Vitaal belang: Het verwerken van de gegevens is nodig om iemands leven of gezondheid te beschermen.
5. Algemeen belang: De verwerking van gegevens is noodzakelijk om een taak van algemeen belang uit te voeren, zoals een overheidstaak.
6. Gerechtvaardigd belang: Je hebt een legitiem belang om de gegevens te verwerken.

Als je gegevens verwerkt zonder één van deze grondslagen, overtreed je de AVG en loop je risico op boetes.

Waar moet je als ondernemer op letten?

Van jou als ondernemer wordt verlangd dat je bij het gebruik van persoonsgegevens onder meer let op het volgende:

• Transparantie: Laat mensen altijd weten welke gegevens je verzamelt en waarom. Dit doe je onder meer door een duidelijke privacyverklaring te publiceren.
• Dataminimalisatie: Verzamel alleen de persoonsgegevens die je echt nodig hebt. Het bewaren van overbodige informatie vergroot het risico op datalekken.
• Bewaartermijnen: Bepaal van tevoren hoe lang je persoonsgegevens bewaart en verwijder ze zodra ze niet meer nodig zijn. De AVG eist dat je gegevens niet onnodig lang opslaat.
• Beveiliging: Zorg ervoor dat de persoonsgegevens die je verzamelt goed zijn beveiligd. Dit betekent dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om gegevens te beschermen tegen datalekken of onbevoegde toegang.
• Rechten van betrokkenen: De personen van wie je gegevens verzamelt, hebben bepaalde rechten onder de AVG. Zo hebben ze het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, of te laten verwijderen. Zorg ervoor dat je een beleid hebt om aan deze verzoeken te voldoen en – vanzelfsprekend – voldoe aan die verzoeken.

Hoe kan Tieman helpen?

Bij Tieman begrijpen we dat het voldoen aan de AVG een uitdaging kan zijn. Het opstellen van een goed beleid, zorgen voor de juiste beveiliging en het vinden van de juiste grondslag voor verwerking van persoonsgegevens is ingewikkeld. Dat terwijl de boetes hoog zijn als je het niet goed doet. Wij helpen ondernemers zoals jij om te voldoen aan de wet. Onze expertise in compliance en legal marketing zorgt ervoor dat jouw organisatie volledig voldoet aan de AVG, zonder dat dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid van je processen of de klantbeleving. We helpen je met alles wat je nodig hebt op grond van de AVG. Van het opstellen van juridische documenten tot het trainen van jouw personeel.

Hulp nodig? Neem contact op!

Zorg ervoor dat je organisatie voldoet aan de AVG en voorkom hoge boetes en reputatieschade. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe wij jou kunnen ondersteunen met AVG-compliance. Dat kan via info@tclm.nl/oud en 085 – 800 44 88. Je kunt ook vast een kijkje nemen naar onze AVG-bundel. Die vind je ‘hier‘.