Factuur niet betaald: het stappenplan

Een factuur die blijft openstaan is vervelend. Maar de volgorde waarin je daarna handelt, bepaalt wat je er nog bij kunt vorderen. Zet je de stappen door elkaar, dan loop je rente en incassokosten mis. Hieronder staat de route, van eerste herinnering tot rechter.

Stap 1: kijk eerst naar je eigen afspraken

Voordat je iets verstuurt, pak je je dossier erbij. Wat daarin staat bepaalt de rest.

• Welke betalingstermijn heb je afgesproken? Kijk op de factuur, in de offerte en in de opdrachtbevestiging.
• Zijn je algemene voorwaarden echt van toepassing geworden? Alleen dan kun je je beroepen op wat daarin staat over rente en kosten.
• Heb je bewijs dat je hebt geleverd? Denk aan mailwisselingen, een pakbon of een oplevermail.
• Is er eerder gemopperd over je werk? Een klant die de kwaliteit betwist, vraagt om een andere aanpak dan een klant die simpelweg niet betaalt.

Dit is ook het moment om te checken of je algemene voorwaarden op tijd zijn overhandigd. Heb je met een zakelijke klant helemaal geen termijn afgesproken? Dan geldt in beginsel een termijn van 30 dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a BW).

Stap 2: is je klant al in verzuim?

Verzuim is het scharnierpunt van dit hele verhaal. Verzuim betekent: je klant is juridisch te laat. Pas vanaf dat moment mag je rente rekenen en kun je incassokosten in beeld brengen.

Soms treedt verzuim vanzelf in. Dat is zo als je een fatale termijn hebt afgesproken en die verstrijkt zonder betaling (artikel 6:83 BW). Een datum op je factuur is niet automatisch een fatale termijn, maar een duidelijk afgesproken uiterste betaaldag in je overeenkomst of voorwaarden is dat meestal wel. Of een termijn fataal is, hangt af van wat partijen bedoeld hebben. Daar wordt in de rechtspraak regelmatig over gediscussieerd.

Is er geen fatale termijn? Dan moet je je klant eerst in gebreke stellen. Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin je een redelijke termijn geeft om alsnog te betalen (artikel 6:82 BW). Betaalt hij binnen die termijn niet, dan is hij in verzuim. Wat redelijk is, hangt af van de omstandigheden. Bij een gewone factuur is veertien dagen gebruikelijk.

Stap 3: welke rente mag je rekenen?

De wet kent twee soorten wettelijke rente, en het verschil is groot.

Voor overeenkomsten met een consument geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties (artikel 6:119 BW). Voor overeenkomsten tussen bedrijven onderling, of met een overheidsinstantie, geldt de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW). Die tweede ligt fors hoger.

Op 13 augustus 2026 was de wettelijke rente voor niet-handelstransacties 4 procent (sinds 1 januari 2026) en de wettelijke handelsrente 10,4 procent (sinds 1 juli 2026). Deze percentages worden periodiek aangepast. Check daarom altijd het actuele percentage op rijksoverheid.nl voordat je een bedrag noemt.

Handig om te weten: de wettelijke handelsrente loopt van rechtswege. Je hoeft je zakelijke klant daar niet eerst voor aan te manen. Voor de gewone wettelijke rente heb je wel verzuim nodig.

Stap 4: incassokosten, en de veertiendagenbrief bij consumenten

Naast rente mag je een vergoeding vragen voor je incassokosten. Die is genormeerd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en uitgewerkt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De staffel loopt zo: 15 procent over de eerste 2.500 euro, 10 procent over de volgende 2.500 euro, 5 procent over de volgende 5.000 euro, 1 procent over de volgende 190.000 euro en 0,5 procent over het meerdere. Het minimum is 40 euro, het maximum 6.775 euro.

Is je klant een consument? Dan gelden er extra regels. Je mag pas incassokosten rekenen nadat je een aanmaning hebt gestuurd waarin staat welk bedrag aan incassokosten volgt als er niet binnen veertien dagen wordt betaald (artikel 6:96 lid 6 BW). Dat is de zogeheten veertiendagenbrief. De Hoge Raad heeft in 2016 bepaald dat die termijn pas begint te lopen de dag na ontvangst van de brief, niet de dag na verzending. Reken dus wat verzendtijd mee en zorg dat je kunt aantonen dat de brief is aangekomen.

Bij zakelijke klanten geldt die veertiendagenbrief niet. En omdat de staffel voor hen niet dwingend is, mag je er in je algemene voorwaarden van afwijken. Bijvoorbeeld door een vast percentage of een minimumbedrag af te spreken.

Stap 5: incassotraject of toch naar de rechter?

Betaalt je klant nog steeds niet, dan wordt het serieuzer.

De eerste route is een incassotraject: een advocaat of incassobureau neemt het over en zet de druk op. Vaak werkt dat al, omdat er nu een derde partij meekijkt.

De tweede route is de gang naar de rechter. Bij geldvorderingen tot 25.000 euro is de kantonrechter bevoegd, inclusief de rente die tot de dag van dagvaarding is opgebouwd (artikel 93 Rv). Bij de kantonrechter hoef je geen advocaat in te schakelen, al is dat vaak wel verstandig. Wil je weten wat zo’n procedure bij de rechtbank inhoudt, dan lees je dat apart na.

Een derde route die je soms hoort, is het aanvragen van het faillissement van je klant als drukmiddel. Daar zitten stevige voorwaarden aan. Er moet onder andere meer dan één schuldeiser zijn en je klant moet feitelijk zijn opgehouden met betalen. Vraag je een faillissement aan terwijl je weet dat die voorwaarden niet zijn vervuld, dan kan dat zelf onrechtmatig zijn. Betwist je klant de vordering inhoudelijk, dan is deze route zelden geschikt.

Let ook op de verjaringstermijn. Een vordering uit overeenkomst verjaart in beginsel na vijf jaar nadat die opeisbaar werd (artikel 3:307 BW). Voor de koopprijs bij een consumentenkoop is dat maar twee jaar (artikel 7:28 BW). Je kunt de verjaring stuiten met een schriftelijke aanmaning, maar dat moet je wel op tijd doen.

Hoe zorg je dat het de volgende keer niet zover komt?

Het meeste gedoe voorkom je aan de voorkant. Spreek een duidelijke uiterste betaaldag af en zet die niet alleen op de factuur, maar ook in je overeenkomst. Regel in je voorwaarden wat er gebeurt bij te laat betalen. Werk je met grotere opdrachten, overweeg dan vooruitbetaling of betaling in termijnen. En zorg dat je contracten en voorwaarden op tijd bij je klant liggen, want achteraf verwijzen helpt je niet.

Loop je vast op een openstaande factuur, of twijfel je of je klant al in verzuim is? Bel ons gerust op 085 – 800 44 88 of mail naar info@tclm.nl. Dan kijken we samen welke stap in jouw situatie de slimste is.