Waarom zou jij kiezen voor een visueel contract?

Een contract is bedoeld om afspraken duidelijk te maken. Toch leest bijna niemand een contract helemaal. Lange lappen tekst, moeilijke woorden en verwijzingen naar artikel zoveel lid zoveel. Het gevolg: mensen tekenen iets wat ze niet goed begrijpen. Legal design wil daar iets aan doen. In dit artikel lees je wat een visueel contract is, wat het je oplevert en waar je op moet letten. Leuk om te weten is dat visual contracts slechts een onderdeel zijn van alles wat je kunt doen op het gebied van juridische toegankelijkheid. Op dat gebied heeft ons kantoor veel deskundigheid in huis. Kijk dus ook op onze pagina over juridische toegankelijkheid en benader ons gerust als je vragen hebt.

Wat is legal design, en wat is een visueel contract?

Legal design is een manier van werken waarbij je juridische documenten ontwerpt vanuit de lezer. De vraag is niet alleen: klopt het juridisch? Maar ook: begrijpt de lezer wat er staat, en kan hij er iets mee?

Een visueel contract is daar een voorbeeld van. Het is een contract waarin tekst wordt gecombineerd met beeld. Denk aan:

• iconen die laten zien waar een artikel over gaat
• een tijdlijn met termijnen en deadlines
• een stroomschema van wat er gebeurt als iets misgaat
• tabellen die rechten en plichten naast elkaar zetten
• een heldere opmaak met korte alinea’s en duidelijke kopjes

Het contract blijft een contract. De afspraken zijn net zo bindend. Alleen de manier waarop je ze opschrijft, is anders.

Wat levert een visueel contract je op?

De belangrijkste winst: mensen begrijpen beter waar ze mee akkoord gaan. Dat heeft een paar voordelen voor jou als ondernemer:

• Minder vragen en discussie. Als afspraken helder zijn, hoeft je klant minder te bellen of te mailen over wat er bedoeld wordt.
• Snellere deals. Een contract dat makkelijk te lezen is, ligt minder lang op het bureau van de andere partij.
• Meer vertrouwen. Een duidelijk contract laat zien dat je niets wilt verstoppen.
• Betere samenwerking. Ook collega’s zonder juridische achtergrond, zoals sales of projectleiders, weten wat er is afgesproken.

Wat zegt onderzoek over visuele contracten?

Er zijn te veel kanten van visual contracts om hier te bespreken. De voordelen verschillen van psychologische voordelen tot juridische en praktische. We hebben twee leuke voorbeelden uitgekozen:

1. Onderzoekers van de Aalto-universiteit in Finland keken naar zakelijke contracten met en zonder diagrammen en afbeeldingen. Lezers begrepen de contracten met diagrammen en afbeeldingen sneller en beter, met minder conflicten of misverstanden als gevolg. In het bijzonder als een contract niet in de ‘moedertaal’ is geschreven, bijvoorbeeld als je internationaal zaken doet en je kiest voor een Engels contract (Passera, Kankaanranta en Louhiala-Salminen, 2017).
2. Australische onderzoekers bekeken de ervaringen van 451 echte gebruikers van contracten bij twee grote bedrijven. Visuele contracten zorgden voor aanzienlijk lagere transactiekosten. Dat zijn de kosten die je maakt om een contract te sluiten en uit te voeren, zoals tijd en overleg (Zan, Baasch Andersen en Toohey, 2023).

Meer weten? Lees dan ook ons artikel over ‘de wetenschap achter visual contracts‘ De onderzoekers zijn zelf ook eerlijk over de grenzen. Het Australische onderzoek ging over standaardvoorwaarden, niet over contracten waar partijen over onderhandelen. En het mat vooral hoe gebruikers het contract ervoeren. Het onderzoek naar visuele contracten is dus nog in ontwikkeling.

Is een visueel contract juridisch geldig?

In de meeste gevallen wel. In Nederland geldt vormvrijheid (artikel 3:37 lid 1 BW). Dat betekent dat je een overeenkomst in principe in elke vorm kunt sluiten, tenzij de wet een bepaalde vorm voorschrijft. Een contract met iconen, tabellen of tijdlijnen is dus net zo goed een contract.

Er zijn wel uitzonderingen. Voor sommige afspraken eist de wet dat ze schriftelijk worden vastgelegd. Denk aan een concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst. Een visueel contract kan ook schriftelijk zijn, zolang de afspraken er duidelijk in staan. Of een bepaalde vorm voldoet, hangt af van de afspraak en de wet die erop van toepassing is.

Ontstaat er later discussie over wat een afspraak betekent? Dan kijkt de rechter niet alleen naar de letterlijke tekst. Hij kijkt ook naar wat partijen redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten. Dat heet de Haviltex-maatstaf (Hoge Raad, 13 maart 1981). Beeld kan daarbij helpen, omdat het laat zien hoe een afspraak bedoeld was. Maar het kan ook voor verwarring zorgen als beeld en tekst iets anders zeggen.

Voor welke contracten werkt een visueel contract goed?

Een visueel contract werkt vooral goed als de lezer geen jurist is. Bijvoorbeeld bij:

• algemene voorwaarden voor je klanten of je webshop
• arbeidsovereenkomsten en personeelsregelingen
• dienstverleningsovereenkomsten met afspraken over levertijden en service
• samenwerkingsovereenkomsten tussen ondernemers
• privacyverklaringen

Bij heel complexe zakelijke contracten kun je ook kiezen voor een visuele samenvatting naast het contract. Of voor visuele onderdelen op plekken waar het echt helpt, zoals bij termijnen en betalingen.

Waar moet je op letten?

Een visueel contract maken is meer dan een paar plaatjes toevoegen. Let op deze punten:

• Beeld en tekst moeten hetzelfde zeggen. Spreken ze elkaar tegen, dan ontstaat er juist onduidelijkheid.
• Bij consumenten telt duidelijkheid extra. Is een beding in je algemene voorwaarden onduidelijk? Dan geldt de uitleg die het gunstigst is voor de consument (artikel 6:238 lid 2 BW).
• Maak je contract ook toegankelijk. Denk aan mensen die slecht zien. Zorg bijvoorbeeld dat belangrijke informatie niet alleen in een afbeelding staat.
• Houd het juridisch scherp. Eenvoudig schrijven betekent niet dat je afspraken vaag maakt. Vaste juridische begrippen blijven soms nodig.
• Test je contract. Laat iemand zonder juridische achtergrond het lezen en vraag wat hij ervan begrijpt.

Hoe begin je met een visueel contract?

1. Kies één contract dat vaak vragen oproept, bijvoorbeeld je algemene voorwaarden.
2. Zoek uit welke onderdelen lezers lastig vinden. Vraag het je klanten of je collega’s.
3. Herschrijf de tekst in gewone taal.
4. Voeg beeld toe waar het echt iets toevoegt, zoals bij termijnen of stappen.
5. Laat het contract juridisch controleren.
6. Test het bij een paar lezers en pas het aan.

Hoe kan Tieman helpen?

Een visueel contract maakt je afspraken begrijpelijker. Dat scheelt discussie, tijd en misverstanden. Juridisch is het in de meeste gevallen gewoon mogelijk. Het vraagt wel om zorgvuldig werk, zodat beeld en tekst samen precies zeggen wat je bedoelt. Welke aanpak bij jouw contract past, hangt af van het soort afspraak en je lezers.

Wil je weten hoe jij jouw contracten visueel en begrijpelijk kunt maken? Neem dan contact met ons op via info@tclm.nl of 085 – 800 44 88. We helpen je graag verder.