Battle of forms: wie bepaalt de voorwaarden?

Battle of forms: wie bepaalt de voorwaarden?

Je stuurt een offerte met jouw algemene voorwaarden. De klant stuurt akkoord terug, maar plakt er zijn inkoopvoorwaarden bij. Beide partijen gaan ervan uit dat hun eigen regels gelden. En dan gaat er iets mis.

Welke voorwaarden gelden er nu eigenlijk? Dat is precies wat juristen de battle of forms noemen, en het antwoord is minder willekeurig dan je denkt.

Wie het eerst schiet, wint

In het Burgerlijk Wetboek staat een hoofdregel: de algemene voorwaarden van degene die als eerste naar zijn voorwaarden verwijst, zijn van toepassing. De tweede verwijzing, van de andere partij, heeft in principe geen werking.

Dit staat in artikel 6:225 lid 3 BW, en geldt ongeacht of de eerste verwijzing in een offerte staat of al eerder in het contact. In beginsel wint de eerste verwijzing.

Concreet werkt het zo:

• Jij stuurt een offerte met “onze algemene voorwaarden zijn van toepassing” → dat is de eerste verwijzing
• De klant accepteert met “onze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing” → dat is de tweede verwijzing
• Jouw voorwaarden gelden, want jij was eerst

Tenzij… de klant jouw voorwaarden uitdrukkelijk van de hand heeft gewezen.

Wat betekent “uitdrukkelijk van de hand wijzen” precies?

Hier zit het addertje. De wet vereist een uitdrukkelijke verwerping. Dat is meer dan alleen schrijven: “onze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing.” Dat is een impliciete afwijzing, en die telt niet.

Het Hof ‘s-Hertogenbosch maakte dit onderscheid expliciet in een uitspraak van 18 maart 2014 (ECLI:NL:GHSHE:2014:748): het louter verwijzen naar eigen voorwaarden is onvoldoende. Je moet de voorwaarden van de andere partij expliciet benoemen en verwerpen.

Tegelijk: het Gerechtshof Amsterdam oordeelde op 19 juli 2016 (ECLI:NL:GHAMS:2016:2953) dat standaardtekst in een e-mail wél als uitdrukkelijke verwerping kon gelden. Maar alleen omdat partijen vooraf persoonlijk hadden besproken welke voorwaarden van toepassing zouden zijn. De context telde zwaar mee.

Of een afwijzing “uitdrukkelijk” genoeg is, hangt dus af van de omstandigheden. Dit is geen zwart-witregeling.

Wat als de strijd escaleert?

Stel dat de klant jouw voorwaarden inderdaad uitdrukkelijk afwijst én zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaart. Dan heb je een echte battle. En dan kan er iets bijzonders gebeuren.

Als de tweede partij zijn eigen voorwaarden niet correct heeft verstrekt, bijvoorbeeld niet meegezonden als bijlage of niet via een werkende link (een vereiste uit art. 6:234 BW), worden die tweede voorwaarden vernietigd. Maar let op: jouw voorwaarden herleven dan niet. Het contract wordt gewoon uitgevoerd zonder enig stelsel van algemene voorwaarden. Dat is voor allebei de partijen zelden prettig.

Zaken doen over de grens? Dan gelden andere spelregels

Doe je ook zaken met bedrijven buiten Nederland? Dan is het oppassen. Als het Weens Koopverdrag (CISG) van toepassing is, wat bij internationale koopovereenkomsten vaak het geval is, geldt een ander ‘regime’.

Bij een strikte lezing van artikel 19 CISG kom je uit op de last-shot rule: de voorwaarden van de accepterende partij gelden. In de praktijk wordt vaker de zogenoemde knock-out rule toegepast: tegenstrijdige bedingen vallen aan beide kanten weg en wat overblijft is alleen de overlappende inhoud. De CISG Advisory Council verdedigt deze aanpak in Opinion No. 13, al is het geen bindend recht.

Hierover bestaat in de juridische wereld discussie, en de uitkomst is niet altijd voorspelbaar. Bij internationale contracten is het daarom extra belangrijk om rechtskeuze en toepasselijke voorwaarden expliciet vast te leggen.

Buitenlandse partij, maar toch Nederlands recht

Nog een nuance voor wie internationaal zaken doet. Rechtbank Gelderland oordeelde op 2 maart 2016 (ECLI:NL:RBGEL:2016:1328) dat onbekendheid met het Nederlandse recht geen geldig argument is om artikel 6:225 lid 3 BW buiten toepassing te laten. Ook een buitenlandse partij die gewend is aan andere spelregels, is in Nederland gewoon gebonden aan de first-shot rule.

Wat kun je nu concreet doen?

De battle of forms speelt bij iedere offerte die je verstuurt. Vier dingen die het verschil maken:

1. Verwijs zo vroeg mogelijk naar jouw voorwaarden. Al in de eerste e-mail, de offerte of het eerste document. Hoe eerder, hoe sterker jouw positie.
2. Wijs de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk af. Niet alleen “onze voorwaarden gelden”, maar ook: “De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.” Die ene zin maakt het verschil.
3. Stel jouw voorwaarden ook daadwerkelijk ter beschikking. Een verwijzing alleen is niet genoeg. Stuur ze als bijlage mee of zet een werkende link in je correspondentie. Dit is verplicht onder art. 6:234 BW: zonder terhandstelling kun je er in een conflict geen beroep op doen.
4. Bevestig schriftelijk na mondeling contact. Heb je telefonisch een deal gesloten? Stuur altijd een bevestiging met jouw voorwaarden erbij. Zo leg je de volgorde vast.

Hoe staan jouw voorwaarden ervoor?

De first-shot rule is simpel van opzet, maar in de praktijk zit er veel af van de timing en de formulering. Veel ondernemers verwijzen naar hun voorwaarden, maar doen dat te laat, te vaag of zonder de juiste afwijzingszin.

Wil je weten of jouw werkwijze sterk genoeg staat? Of wil je jouw algemene voorwaarden laten opstellen of nakijken? Mail of bel ons via info@tclm.nl of 085 – 800 44 88. We kijken graag met je mee.