Battle of forms: wie bepaalt de voorwaarden?

Je stuurt een offerte met jouw algemene voorwaarden erbij. Je klant stuurt akkoord terug, maar plakt zijn eigen inkoopvoorwaarden mee. Allebei gaan jullie ervan uit dat je eigen regels gelden. Tot er iets misgaat.

Welke voorwaarden gelden er dan? Juristen noemen dit de battle of forms. Het antwoord is minder toevallig dan je denkt.

Wie het eerst naar zijn voorwaarden verwijst, wint

De wet kent hier een duidelijke hoofdregel. Wie als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwijst, daarvan gelden de voorwaarden. De verwijzing van de ander komt te laat en doet dan niets.

Die regel staat in artikel 6:225 lid 3 BW. Het maakt niet uit of die eerste verwijzing in je offerte staat of al in een eerdere mail. Het gaat erom wie het eerst was.

Zo werkt dat in de praktijk:

• Jij stuurt een offerte waarin staat dat jouw algemene voorwaarden gelden. Dat is de eerste verwijzing.
• Je klant accepteert en schrijft erbij dat zijn inkoopvoorwaarden gelden. Dat is de tweede verwijzing.
• Jouw voorwaarden gelden, want jij was eerder.

Er is één uitzondering. Die geldt als je klant jouw voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. Dat is een vaste juridische term. Het betekent: hij zegt er met zoveel woorden nee tegen.

Wat betekent uitdrukkelijk van de hand wijzen?

Hier zit de kern van het verhaal. De wet vraagt om een duidelijke afwijzing. Alleen schrijven dat jouw inkoopvoorwaarden gelden, is niet genoeg. Dat is een indirecte afwijzing, en die telt niet mee.

Het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch legde dat uit op 18 maart 2014 (ECLI:NL:GHSHE:2014:748). Alleen maar naar je eigen voorwaarden verwijzen is te weinig. Je moet de voorwaarden van de ander benoemen en er nee tegen zeggen.

Toch ligt het niet altijd zo vast. Het Gerechtshof Amsterdam oordeelde op 19 juli 2016 (ECLI:NL:GHAMS:2016:2953) dat een standaardzin in een e-mail wél als afwijzing gold. Dat kwam doordat partijen vooraf hadden besproken welke voorwaarden zouden gelden. De context woog dus zwaar mee.

Of een afwijzing duidelijk genoeg is, hangt af van de omstandigheden. Zwart-wit is deze regel niet.

Wat als jullie allebei goed afwijzen?

Stel dat je klant jouw voorwaarden echt uitdrukkelijk afwijst. En dat hij daarnaast zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaart. Dat laatste betekent: hij zegt duidelijk dat zijn voorwaarden bij de deal horen. Dan heb je een echte battle.

En dan kan er iets vervelends gebeuren. Heeft je klant zijn eigen voorwaarden niet goed aan je gegeven, dan kun je die laten vernietigen. Goed geven betekent: meesturen als bijlage, of via een link die het ook echt doet. De wet noemt dat ter hand stellen (artikel 6:234 BW). Let op: het gebeurt niet vanzelf. Je moet je er zelf op beroepen.

Kijk daarna wat er overblijft. Jouw voorwaarden komen niet automatisch terug, want die zijn eerder afgewezen. Het kan dus gebeuren dat er helemaal geen algemene voorwaarden gelden. Dan val je terug op de wet en op wat jullie verder hebben afgesproken. Hoe dit precies uitpakt, hangt af van de omstandigheden.

Doe je zaken over de grens? Dan gelden andere regels

Verkoop je ook aan bedrijven buiten Nederland? Let dan op. Bij internationale koopovereenkomsten geldt vaak het Weens Koopverdrag (CISG). Dat verdrag kent heel andere regels.

Lees je artikel 19 CISG strikt, dan kom je uit bij de last-shot rule. Dan gelden juist de voorwaarden van degene die als laatste verwees. In de praktijk kiezen rechters vaker voor de knock-out rule: bepalingen die elkaar tegenspreken vallen aan allebei de kanten weg. Wat overblijft, is waar jullie het wél over eens waren. De CISG Advisory Council verdedigt die aanpak in Opinion No. 13, maar dat advies is geen bindend recht.

Hierover bestaat discussie onder juristen en de uitkomst is niet altijd te voorspellen. Leg daarom bij internationale contracten vast welk recht geldt en welke voorwaarden erbij horen.

Geldt dit ook voor een buitenlandse klant?

Ja. De Rechtbank Gelderland besliste op 2 maart 2016 (ECLI:NL:RBGEL:2016:1328) dat je je niet kunt verschuilen achter onbekendheid met het Nederlandse recht. Ook een buitenlands bedrijf dat andere regels gewend is, zit hier gewoon vast aan artikel 6:225 lid 3 BW.

Wat doe je hier concreet mee?

De battle of forms speelt bij elke offerte die je verstuurt. Vier dingen maken het verschil:

1. Verwijs zo vroeg mogelijk naar je eigen voorwaarden: in je eerste mail, je offerte of het eerste document. Hoe eerder, hoe sterker je staat.
2. Wijs de voorwaarden van de ander uitdrukkelijk af. Zet er dus niet alleen bij dat jouw voorwaarden gelden, maar ook een zin als: “De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.” Met wederpartij bedoel je de andere partij. Die ene zin maakt het verschil.
3. Geef je voorwaarden ook echt mee. Alleen verwijzen is niet genoeg. Stuur ze als bijlage of zet er een werkende link bij. Doe je dat niet, dan kan je klant jouw voorwaarden laten vernietigen.
4. Bevestig een mondelinge deal altijd schriftelijk, met je voorwaarden erbij. Zo staat de volgorde zwart op wit.

Sluit je vaak deals via e-mail of een inkoopportaal van je klant? Dan is de vraag wanneer je voorwaarden daar echt meedoen een verhaal apart. Dat lees je in ons artikel over contracteren via e-mail en portals.

Hoe sterk staan jouw voorwaarden?

De first-shot rule klinkt simpel. In de praktijk hangt er veel af van je timing en je formulering. Veel ondernemers verwijzen wel naar hun algemene voorwaarden, maar doen dat te laat, te vaag of zonder die ene afwijzende zin.

Wil je weten of jouw werkwijze sterk genoeg is? Of wil je je voorwaarden laten opstellen of nakijken? Mail naar info@tclm.nl of bel 085 – 800 44 88. We kijken graag met je mee.